Legalisatie van documenten

(http://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/legalisatie_van_documenten/)

 

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken.

De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.

Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties – in een welbepaalde volgorde – nodig zijn.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

1. Hoe Belgische documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?

Legalisatie, apostille of vrijstelling?

Afhankelijk van het land waar u het document wilt gebruiken en van het soort document is een legalisatie of een apostille vereist. In bepaalde gevallen is noch legalisatie noch apostille nodig.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren.

Is een land aangesloten bij het “Apostilleverdag” dan is er maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

Voor welke landen geldt de legalisatie, de apostille of de vrijstelling van legalisatie en apostille? U kunt dat zelf uitzoeken via de ‘Zoekcriteria‘.


Waar kunt u terecht voor het aanbrengen van de legalisatie of de apostille?

Bij de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.

Voor sommige documenten moeten andere instanties op lokaal, regionaal of federaal niveau eerst een legalisatie doen.

Is uw document door de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken gelegaliseerd? De ambassade of het consulaat van het land waar u het document wilt gebruiken, doet dan de laatste legalisatie. Adressen van de buitenlandse Ambassades en (ere)consulaten in België.

Is het land waar u het document wilt gebruiken aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan brengt de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken de apostillestempel aan. Na het plaatsen van een apostillestempel kunt u het document direct gebruiken in het land van bestemming.


Bied het origineel document aan bij het loket van de dienst Legalisatie.

Adres: Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel
Openingsuren: van maandag tot vrijdag van 9 uur tot 12u30 en van 13u30 tot 15u30.


Moet u zelf uw document aanbieden? Moet u een identiteitsbewijs voorleggen?

Eender wie kan uw document aanbieden.
Er wordt geen identiteitsbewijs gevraagd.


Wordt de legalisatie onmiddellijk uitgevoerd?

Ja, voor zover er per aanvrager niet meer dan 10 documenten worden voorgelegd. Wanneer u méér dan 10 documenten wil laten legaliseren aan het loket:

dient u de documenten af te geven;
kunt u de documenten ‘s anderdaags ophalen;
betaalt u bij het ophalen van de documenten.


U kunt het origineel document ook met de post versturen naar de dienst Legalisatie.

Adres voor de briefwisseling:
Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
Dienst C3.5 – Legalisaties
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel


Voor een snelle behandeling, gelieve dit formulier (DOC, 216.5 Kb) in te vullen en mee te sturen met het origineel document/de originele documenten.

Wachttijd: minstens 10 werkdagen.
Wij zenden uw gelegaliseerd document terug met een aangetekend schrijven.


Wat is de kostprijs van een legalisatie of een apostille?
20 euro per document.


Hoe betalen voor de legalisatie of apostille?

Als u de documenten aan het loket van de dienst Legalisatie voorlegt of afgeeft:
NO CASH

met Bancontact/Maestro
met Visa/Mastercard
met bewijs van betaling via B-Post

Als u de documenten met de post verstuurt naar de dienst Legalisatie:
MET EEN OVERSCHRIJVING naar:

FOD Buitenlandse Zaken – Legalisatie C3.5
Nummer: 100-0086141-39
IBAN: BE13100008614139
BIC: NBBEBEBB203
Mededeling: C3.5 – Legalisatie + betrokken persoon + land van bestemming

Nationale Bank van België, Berlaimontlaan 14, 1000 Brussel


Vertaalt de dienst Legalisatie de documenten?

Neen. Te vertalen documenten moeten vertaald worden door een beëdigd vertaler. De handtekening van een beëdigd vertaler wordt gelegaliseerd door de Voorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg waaraan de vertaler verbonden is. Daarna wordt de handtekening van de Voorzitter van de rechtbank gelegaliseerd door de Federale Overheidsdienst Justitie: Waterloolaan 115, 1000 Brussel; e-mail: legal@just.fgov.be (legalisatie van documenten door de FOD Justitie). Pas daarna kunt u de vertaling en het origineel document aanbieden op onze dienst Legalisatie om er ofwel de apostille of een legalisatie te bekomen.


Legaliseert de dienst Legalisatie diploma’s uitgereikt in België?

Ja, als ze voorafgaandelijk gelegaliseerd werden door een van de gemeenschappen waarvan de onderwijsinstelling afhangt:

Vlaamse Gemeenschap:

Hendrik Consciencegebouw 1 B 01
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
Tel.: 0491/99.68.42

De Vlaamse Gemeenschap legaliseert de diploma’s van alle Vlaamse onderwijsinstellingen.

Fédération Wallonie-Bruxelles (Franse Gemeenschap):

de gemeenten legaliseren diploma’s van het basis- en secundair onderwijs van het vrij, gemeentelijk en provinciaal onderwijsnet.

de Fédération Wallonie-Bruxelles legaliseert de diploma’s van universiteiten, hogescholen en atheneums.

Voor de certificaten uitgereikt door de instellingen voor basis- en secundair onderwijs ingericht door de Fédération Wallonie-Bruxelles:
Service général de l’Enseignement Organisé par la Fédération Wallonie-Bruxelles
City Center 1 Boulevard du Jardin Botanique, 20-20 (1er étage)
1000 Bruxelles
Tél.: 02 690 81 51
Fax: 02 690 80 35
E-mail: legalisation.oblig@cfwb.be

Voor de certificaten uitgereikt door de  instellingen voor aanvullend onderwijs ingericht door de Fédération Wallonie-Bruxelles:
Direction générale de l’enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
Rue Adolphe Lavallée, 1
1080 Bruxelles
Tél.: 02 690 87 19
Fax: 02 690 87 32
E-mail: legalisation@eps.cfwb.be

Voor de certificaten uitgereikt door de  instellingen voor hoger onderwijs ingericht of gesubsidieerd door de Fédération Wallonie-Bruxelles:
Direction générale de l’enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
Rue Adolphe Lavallée, 1
1080 Bruxelles
Tél.: 02 690 88 29
Fax: 02 690 88 40
E-mail: legalisation.sup@cfwb


Deutschsprachigen Gemeinschaft (Duitstalige Gemeenschap)

Gospertstrasse 1-5
4700 Eupen
Tel.: 087/596361


Legaliseert de dienst Legalisatie kopieën van paspoorten of identiteitskaarten?

Neen.

Voor een Belgisch reis- of identiteitsdocument kan de overheid die het afgaf een attest opstellen dat de voornaamste gegevens van het betreffende document herneemt. Dit attest kan zo nodig worden gelegaliseerd.

Indien het een buitenlands reis- of identiteitsdocument betreft, gelieve u te wenden tot de ambassade van het betreffende land. De eensluidend verklaring van dit document kan daarna gelegaliseerd worden door de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.

 

2. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in België?

Legalisatie, apostille of vrijstelling?

Afhankelijk van het land waar het document vandaan komt en van het soort document is een legalisatie of een apostille vereist. In bepaalde gevallen is noch legalisatie noch apostille nodig.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren.

Is een land aangesloten bij het “Apostilleverdag” dan is er maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

Voor welke landen geldt de legalisatie, de apostille of de vrijstelling van legalisatie en apostille? U kan dat zelf uitzoeken via de ‘Zoekcriteria‘.


Waar kunt u terecht voor het aanbrengen van de legalisatie of de apostille?

Buitenlandse documenten moeten in hun land van oorsprong worden gelegaliseerd. Hebt u een legalisatie van de autoriteiten van het land waar het document vandaan komt, dan moet u het document ook nog laten legaliseren door de bevoegde consulaire post van België voor dat land.

Een buitenlands document gelegaliseerd door een consulaire post van België door middel van een zelfklever voorzien van een controlecijfer van minstens 16 cijfers, is rechtstreeks geldig en bruikbaar in België.

Is het land vanwaar het document afkomstig is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan brengt de bevoegde buitenlandse overheid de apostillestempel aan. Na het plaatsen van een apostillestempel kan u het document direct gebruiken in België.

Een overzicht van alle bevoegde autoriteiten per land (in het Engels) die een apostillestempel mogen afgeven vindt u hier.


Géén controle van de inhoud!

De legalisatie garandeert niet dat uw buitenlands document wordt aanvaard in België. De instantie die om uw document gevraagd heeft kan steeds onderzoeken of de inhoud ervan wel klopt. Deze instantie kan dan bijvoorbeeld aan u vragen om ook nog andere documenten te laten zien of kan uw gelegaliseerd document laten verifiëren in het land waar het document vandaan komt.


Moeten notariële akten opgesteld door een Belgische consulaire beroepspost in het buitenland gelegaliseerd worden door de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken voor gebruik in België?

Neen.

 

3. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?

U moet u wenden tot de bevoegde overheden van het land waar het document moet gebruikt worden.

 

4. Moet het te legaliseren document opgesteld zijn in het Frans, het Nederlands of het Duits?

Neen.

Het document moet in ieder geval getekend zijn door een openbaar ambtenaar en opgesteld in een van volgende talen: Frans, Nederlands, Duits, Engels, Spaans, Italiaans of Portugees.

Is het document opgesteld in een andere taal dan de voormelde, dan moet het vergezeld zijn van een beëdigde vertaling.

Let op: de documenten opgesteld in een vreemde taal die bestemd zijn voor gebruik in België moeten vertaald worden naar een van onze landstalen.

Het origineel document en de vertaling ervan worden afzonderlijk gelegaliseerd.

 

5. Wat als legalisatie onmogelijk is?

Documenten uit sommige landen kunnen niet worden gelegaliseerd in het land waarvan ze afkomstig zijn (landen in oorlog of chaos, of waar er geen centrale overheid is).

Voor deze landen kan een bijzondere regeling gelden op vlak van legalisatie.

Voor meer informatie kan u zich wenden tot de Dienst Legalisaties van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.

 

6. Kan ik mijn gelegaliseerde buitenlandse akte laten overschrijven in België?

Bent u Belg dan kan u een buitenlandse akte van de burgerlijke stand (geboorteakte, huwelijksakte of overlijdensakte), na legalisatie ervan, laten overschrijven in België.

Deze akten kunnen in België worden overgeschreven in het register van de burgerlijke stand van de gemeente van uw huidige woonplaats dan wel van de eerste gemeente waar u zich na uw terugkeer uit het buitenland vestigt.

Hebt u in België geen woon- of verblijfplaats dan kan de akte overgeschreven worden in het register van de burgerlijke stand van uw laatste woonplaats in België of van de woonplaats van uw bloedverwanten in stijgende lijn (vader, moeder, grootvader, grootmoeder), ook nog in het register van de burgerlijke stand van de gemeente waar u geboren bent in België of, in laatste instantie, van de stad Brussel.

U kunt altijd afschriften en uittreksels opvragen van de akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar deze akte is overgeschreven. U hoeft de akte dan niet opnieuw in het buitenland aan te vragen en te laten legaliseren.

Documenten legaliseren

(http://justitie.belgium.be/nl/themas_en_dossiers/diensten_van_de_fod/legalisatie_van_documenten/)

De term legalisatie staat voor de procedure waarbij een ambtenaar de echtheid bevestigt van een handtekening of van handtekeningen op een document. Wanneer het een openbare akte betreft, wordt daarnaast ook de hoedanigheid erkend van degenen die de akte hebben verleden of van wie de akte uitgaat.

De legalisatie, niet te verwarren met de eensluidende verklaring van afschriften, is een eenvoudige administratieve formaliteit die geen authenticiteit verleent aan de inhoud van een akte.

 

Waar bevindt zich de dienst Legalisatie van de FOD Justitie?

Ons kantoor is gelegen aan de Waterloolaan 115 in 1000 Brussel (tussen het Louizaplein en de Hallepoort). U kunt ons bereiken met de metro (lijn 2 Delacroix-Simonis, halte Munthof) of met de trein (station Brussel-Zuid, kant Fonsnylaan).

TerugExterne link

Wat zijn de openingstijden van de dienst Legalisatie bij de FOD Justitie?

Alle werkdagen van 9u tot 11u45 en van 14u tot 16u, eventueel op afspraak (tel. 02 542 65 32, e-mail legal@just.fgov.be).
Er wordt ook permanentie voorzien tussen kerstmis en nieuwjaar.

TerugExterne link

Worden documenten onmiddellijk gelegaliseerd?

U meldt zich aan bij het onthaal op de eerste verdieping. Op vertoon van een identiteitsbewijs ontvangt u een genummerde badge en wacht u uw beurt af.
Tot 10 regelmatige documenten worden meteen na ontvangst behandeld.
De gemiddelde wachttijd is 20 minuten.

TerugExterne link

Moet ik persoonlijk ter plaatse komen met de te legaliseren documenten?

Neen. U kunt ook iemand machtigen om in uw plaats te komen. Of u kunt de documenten opsturen naar: FOD Justitie – dienst Legalisatie, Waterloolaan 115, 1000 Brussel. U doet dit best aangetekend.
De behandeling van schriftelijke aanvragen duurt ± twee tot vijf dagen.

TerugExterne link

Waarom moeten sommige documenten worden gelegaliseerd?

Om te worden erkend door een andere overheid dan de overheid die de documenten uitreikte, of in een ander land, zodat ze daar geldig kunnen worden gebruikt (tenzij in verband met die documenten een vrijstelling of een verkorte procedure bestaat).

TerugExterne link

Wat houdt de legalisatie van een document in?

De controle van de handtekening(en) op het document, van het zegel of de stempel, en van de bevoegdheid om te ondertekenen.

TerugExterne link

Welke documenten kan de FOD Justitie legaliseren?

Originele documenten of eensluidende afschriften ervan (géén fotokopieën of scans), ondertekend door:

een Belgische magistraat
een gemachtigde griffier (in bepaalde rechtsgebieden)
een ambtenaar van de FOD Justitie
de directie van een penitentiaire inrichting
de directie van het Belgisch Staatsblad

TerugExterne link

Waarom worden geen andere documenten gelegaliseerd door de FOD Justitie?

Omdat geen model van hun handtekening werd gedeponeerd in onze databank. Enkel door ons gekende handtekeningen kunnen worden nagezien en gewettigd.

TerugExterne link

In hoeveel exemplaren kan een document worden gelegaliseerd door de FOD Justitie?

In zoveel originele exemplaren of eenvormig verklaarde afschriften als er worden voorgelegd. Van documenten afgegeven door een dienst van de FOD Justitie kan eventueel een kopie worden gewaarmerkt.

TerugExterne link

Kan een document dat door de FOD Justitie is gelegaliseerd zomaar worden gebruikt in het buitenland?

Neen, dit document is niet onmiddellijk geldig. Het moet daarna nog door de FOD Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd of van een apostille (soort vignet) voorzien.

TerugExterne link

Waar bevindt zich de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken?

In de Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel, op wandelafstand van ons kantoor. U kan bij ons een plan met de wegbeschrijving krijgen.

TerugExterne link

Wat zijn de openingstijden van de dienst Legalisatie bij de FOD Buitenlandse Zaken?

Op werkdagen van 9u tot 12u30 en van 13u30 tot 15u30 (tel. 02 501 32 00 of via het contactformulier op http://diplomatie.belgium.beExterne link – onderwerp vraag ‘Legalisatie’). Tussen kerstmis en nieuwjaar is de dienst enkel ‘op afroep’ bereikbaar.

TerugExterne link

Stuurt de FOD Justitie schriftelijke aanvragen om documenten te legaliseren rechtstreeks door naar de FOD Buitenlandse Zaken?

Normaal worden de documenten steeds aangetekend teruggestuurd naar de aanvrager. Enkel documenten die volledig in orde zijn, van aanvragers die verblijven in het buitenland, kunnen op verzoek rechtstreeks worden doorgestuurd naar de FOD Buitenlandse Zaken.

TerugExterne link

Wat gebeurt er indien de documenten niet in orde of onvolledig blijken te zijn?

U ontvangt een dienstkaartje met daarop de te volgen stappen. Indien mogelijk contacteren wij de bevoegde instantie.

TerugExterne link

Moeten anderstalige te legaliseren documenten worden vertaald?

Ja, zowel documenten opgesteld in een vreemde taal bestemd voor gebruik in België, als voor het buitenland bestemde documenten opgesteld in het Nederlands, het Frans of het Duits moeten normaal worden vertaald door een Belgisch beëdigd vertaler.
Beide, het brondocument en de vertaling, moeten dan worden gelegaliseerd.

TerugExterne link

Waar vind ik een Belgisch beëdigd vertaler?

Bij de dienst Legalisaties van de rechtbanken van eerste aanleg kunt u een lijst krijgen van de beëdigde vertalers, per bron- en doeltaal.

TerugExterne link

Hoe laat ik een beëdigde vertaling legaliseren?

U moet volgende diensten contacteren om een beëdigde vertaling van een document bestemd voor het buitenland te legaliseren:

rechtbank waaraan de vertaler is verbonden
FOD Justitie
FOD Buitenlandse Zaken (+ eventueel het consulaat of de ambassade van het land in kwestie)

TerugExterne link

Kan ik bij elke rechtbank terecht voor de legalisatie van mijn vertaalde documenten?

Neen. Enkel de rechtbank waarbij de vertaler zijn eed heeft afgelegd, is bevoegd.

TerugExterne link

Waar kan ik een document laten legaliseren dat werd ondertekend door: ► een Belgische burgemeester, schepen of ambtenaar van de burgerlijke stand ► een Belgische notaris ► een Belgische provinciegouverneur ► een buitenlandse consul of ambassadeur op post in België?

Bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel (tel. 02 501 32 00 of via het contactformulier op http://diplomatie.belgium.beExterne link – onderwerp vraag ‘Legalisatie’).

TerugExterne link

Waar kan ik een document laten legaliseren dat werd ondertekend door: ► een plaatselijke politiecommissaris ► een advocaat of de stafhouder van de balie

Eerst bij het betrokken gemeentebestuur. Daarna bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in1000 Brussel (tel. 02 501 32 00 of via het contactformulier op http://diplomatie.belgium.beExterne link – onderwerp vraag ‘Legalisatie’).

TerugExterne link

Waar kan ik een diploma laten legaliseren dat werd uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling?

Eerst bij de betrokken Gemeenschap waarvan deze afhangt (Vlaamse Gemeenschap, Communauté française, Deutschsprachige Gemeinschaft). Daarna bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel (tel. 02 501 32 00 of via het contactformulier ophttp://diplomatie.belgium.beExterne link – onderwerp vraag ‘Legalisatie’).

TerugExterne link

Waar kan ik een medisch getuigschrift laten legaliseren dat werd ondertekend door een geneesheer?

Eerst bij de FOD Volksgezondheid, Euro Station 02, Victor Hortaplein 40 in 1060 Brussel (tel. 02 524 97 97, e-mailartsen@gezondheid.belgië.be , www.health.fgov.beExterne link). Daarna bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel (tel. 02 501 32 00 of via het contactformulier op http://diplomatie.belgium.beExterne link – onderwerp vraag ‘Legalisatie’).

TerugExterne link

Waar kan ik een certificaat afgegeven door het RIZIV, de FOD Financiën of de kamer van koophandel laten legaliseren?

Bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel (tel. 02 501 32 00 of via het contactformulier op http://diplomatie.belgium.beExterne link – onderwerp vraag ‘Legalisatie’).

TerugExterne link

Wat is de kostprijs van een legalisatie?

De legalisatie bij de rechtbank en bij de FOD Justitie is gratis. De FOD Buitenlandse Zaken rekent per te legaliseren document 20 euro aan (exclusief verzendkosten). Dit bedrag kan vanaf 1 juni 2015 enkel per storting worden vereffend (rek.nr. 100-0086141-39).

TerugExterne link

Waar vind ik bijkomende informatie over de legalisatie van documenten bestemd voor gebruik in het buitenland of van bepaalde buitenlandse documenten bestemd voor gebruik in België?

bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel (tel. 02 501 32 00, via het contactformulier op http://diplomatie.belgium.beExterne link – onderwerp vraag ‘Legalisatie’ of via www.diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/legalisatie_van_documenten/Externe link)
in onze brochure ‘Legalisatie van documenten in België‘ (beschikbaar in het Nederlands, Frans, Engels en Duits)

 

 

Veelgestelde vragen over legalisatie