Legaliseren van documenten verloopt volledig digitaal

2023-01-19 om 17:09:06

Justitie digitaliseert verder, want vanaf nu kunnen vertalers en vertalers-tolken die over een eID beschikken, hun documenten elektronisch handtekenen en op die manier hun vertaling legaliseren. Het voornaamste doel hierbij is het legalisatieproces van de vertaalde documenten te digitaliseren en optimaliseren.

Vanaf 1 december kunnen beëdigd vertalers en vertaler-tolken hun vertaalde documenten elektronisch handtekenen en bijgevolg digitaal legaliseren. Het gaat om bijvoorbeeld geboorteakten, verkoopakten en vonnissen. Voordien werd gebruik gemaakt van een papieren validatieprocedure, waarbij de vertaler het vertaalde document moest legaliseren aan de hand van een fysieke stempel. Daarnaast moesten documenten voor buitenlands gebruik fysiek worden aangeboden aan de loketten van achtereenvolgens de FOD Justitie en de FOD Buitenlandse Zaken. Dit initiatief brengt de FOD Justitie weer een stap dichter bij de digitalisering van haar diensten.

Digitaal handtekenen dankzij eID

De nieuwe procedure staat de vertalers en vertalers-tolken toe hun vertaalde documenten voor gebruik in het binnenland vanaf heden digitaal te handtekenen en zo te legaliseren. Hiervoor dienden de vertalers en vertalers-tolken hun documenten te handtekenen aan de hand van een fysieke stempel die om de zes jaar hun geldigheid verloren en werden vernieuwd. Deze stempels – een grote logistieke opdracht – werden namelijk gepersonaliseerd. Nu zijn deze fysieke stempels dus niet meer nodig, en kunnen vertalers en vertalers-tolken hun documenten elektronisch tekenen en indienen via het eLegalisation-platform van de FOD Buitenlandse Zaken. Om dit mogelijk te maken, hebben de medewerkers van de FOD Justitie de meer dan 2.400 beëdigd vertalers één voor één manueel toegevoegd aan het eLegalization-platform.

Beëdigde vertalingen voor het buitenland

Het komt ook voor dat vertaalde documenten bestemd zijn voor het buitenland. Ook dit legalisatieproces werd vereenvoudigd. Tot op heden dienden deze vertalingen fysiek te worden aangeboden aan de loketten van de FOD Justitie. Eenmaal deze hier werden gelegaliseerd, werden ze vervolgens voorgelegd aan de FOD Buitenlandse Zaken. Vanaf nu kunnen vertalers en vertalers-tolken die beschikken over een eID de legalisatie van hun beëdigde vertalingen aanvragen via de online procedure op het platform eLegalisation. Deze elektronische procedure is niet enkel gunstig voor de vertalers en vertalers-tolken, ze biedt ook een veel snellere dienstverlening naar burgers en ondernemingen.

Vereenvoudiging van de procedure

Het digitaliseren van het proces zorgt voor een vereenvoudiging van de huidige procedure. Zo zal de burger zich – in bepaalde gevallen – vanaf nu niet meer fysiek dienen te begeven naar de loketten van de FOD Justitie en de FOD Buitenlandse Zaken. Een opgave die voor velen voor tijdsverlies leidt, gezien de kantoren zich in Brussel bevinden en slechts op bepaalde dagen en momenten toegankelijk zijn. De digitalisering is dus een win op vlak van tijd, kosten én voor het milieu. Na de aanvraag aan een van de loketten scande de FOD Buitenlandse Zaken de documenten manueel in, waar ze het vervolgens uploadde in een digitale omgeving. Dit manuele, tijdrovende proces zal vanaf nu niet meer nodig zijn, gezien alles nu digitaal gebeurt. 

Wetende dat er jaarlijks zo’n 18.000 aanvragen tot legalisatie worden ingediend, is de digitalisering van het proces een heuse win-win voor alle partijen, zowel op vlak van tijd als op vlak van kosten en papierverbruik gezien de documenten niet meer dienen te worden afgedrukt.
Daarnaast is er dankzij de digitalisering minder kans op fraude. De fysieke stempels konden namelijk nagemaakt worden.  
Om zeker te zijn dat een vertaling van een beëdigd vertaler komt kan men altijd het nationaal register van vertalers, tolken en vertalers-tolken consulteren via Just-on-web.
De elektronische procedure biedt ook een veel snellere dienstverlening naar burgers en ondernemingen.

Vincent Van Quickenborne, minister van Justitie

Ik ben tevreden dat die archaïsche stempels voor de legalisaties eindelijk zijn vervangen door de elektronische handtekeningen. Ik wil expliciet de beroepsvereniging Lextra Lingua bedanken. De voorzet voor de digitale procedure kwam uit hun vereniging. Dit bewijst wederom dat samenwerkingen met het terrein tot mooie realisaties kunnen leiden.