Lextra Lingua

2026-05-13 om 08:18:39

Geachte Mevrouw/Geachte Heer,

We wensen uw aandacht te vestigen op de wijze waarop beëdigde vertalingen door beëdigd vertalers worden afgeleverd, en meer bepaald op de noodzaak om de digitale vorm van deze vertalingen structureel te aanvaarden.

Een beëdigde vertaling kan vandaag rechtsgeldig worden afgeleverd in twee vormen:

• als papieren document, voorzien van een handgeschreven handtekening;

• als elektronisch document, voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening.

 

De elektronische vorm biedt belangrijke voordelen op het vlak van rechtszekerheid, efficiëntie en administratieve lastenbeperking.

-                    In de eerste plaats waarborgt een gekwalificeerde elektronische handtekening, overeenkomstig de eIDAS-verordening, de authenticiteit en integriteit van het document. Dergelijke handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening en laat toe om op elk moment de geldigheid van het document en de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Elke latere wijziging van het document wordt bovendien detecteerbaar.

-                    Daarnaast maakt de digitale vorm het mogelijk om de zogenaamde “digitale keten” te behouden: het document kan zonder kwaliteitsverlies of risico op vervalsing elektronisch worden doorgestuurd tussen betrokken partijen. Dit in tegenstelling tot papieren documenten, die vaak worden gekopieerd of gescand, waardoor de controleerbaarheid afneemt.

-                    Verder leidt digitale aflevering tot een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten en kosten. Zij vermijdt onder meer verplaatsingen, printkosten en portkosten, en verkort de doorlooptijd aanzienlijk in vergelijking met verzending per post. Dit komt zowel de efficiëntie van de administraties als de dienstverlening aan de burger ten goede.

              

Deze evolutie wordt uitdrukkelijk ondersteund door het federale beleid. Zo stelt Omzendbrief nr. 299 van de minister van Justitie (Belgisch Staatsblad van 1 juli 2024):

“Vertalers moeten nog vaak hun vertalingen via post of persoonlijk bezorgen aan hun opdrachtgever. Dit zorgt voor extra verplaatsingskosten, tijdverlies maar ook extra printkosten en/of portkosten voor de vertalers zelf. De bedoeling is dat de vertalingen via digitale wijze worden overgemaakt aan de opdrachtgevers.”

In de praktijk blijkt evenwel dat bepaalde gemeenten nog steeds systematisch papieren beëdigde vertalingen vereisen. Dit leidt tot bijkomende administratieve lasten, vertragingen en een gebrek aan uniformiteit tussen overheden.

In dat kader vragen wij om, in lijn met voormelde omzendbrief en de geldende Europese regelgeving, de elektronische vorm van beëdigde vertalingen systematisch te aanvaarden en, waar mogelijk, als standaard te hanteren.

Een dergelijke aanpak draagt bij tot een efficiëntere werking van de administraties, een verhoogde rechtszekerheid en een moderne, digitale dienstverlening aan de burger.

Wij blijven uiteraard ter beschikking voor verdere toelichting of ondersteuning bij de implementatie van deze werkwijze.

Namens Lextra Lingua vzw

Hoogachtend,

Ilse Timperman – co-voorzitter

Benjamin Van Hemelryck – co-voorzitter