Elektronische facturatie vanaf 1/1/2026
2025-12-23 om 16:33:12
Zie de link voor onze opleiding over e-facturatie
https://www.youtube.com/watch?v=cOSOxSxCdHY
Geachte heer, mevrouw, dienstverleners
Zoals u weet, verplicht een Europese richtlijn, omgezet in Belgisch recht, btw-plichtige personen ertoe vanaf 1 januari 2026 elektronische facturen uit te reiken voor bepaalde in België uitgevoerde verrichtingen.
Het belangrijkste doel van die bepaling bestaat erin de ‘Business-to-Government’- en ‘Business-to-Business’-uitwisselingen te vereenvoudigen en te beveiligen door het waarborgen van:
• de compatibiliteit tussen verschillende informaticasystemen;
• de traceerbaarheid en de authenticiteit van de documenten;
• de inachtneming van de Europese normen (verplichte elektronische facturatie). Personen die niet btw-plichtig zijn, zijn niet onderworpen aan deze verplichting, maar kunnen vrijwillig ervan gebruikmaken.
1. Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd en gestandaardiseerd netwerk dat de elektronische uitwisseling van handelsdocumenten (facturen, bestelbonnen, berichten van verzending enz.) mogelijk maakt tussen ondernemingen en overheidsadministraties in heel Europa en in tal van andere landen.
Peppol is zowel:
• een communicatienetwerk (een ‘internet van ondernemingen’);
• een geheel van gemeenschappelijke technische standaarden (formaten, protocollen, identificators);
• een internationale governance (OpenPeppol ivzw, in België gevestigde vereniging zonder winstoogmerk).
Sinds 1 januari 2016 vervult de FOD BOSA de rol van Peppol-autoriteit voor België. Meer inlichtingen hierover vindt u op de website ervan i
Formaat en overzending van de elektronische facturen
De elektronische facturen moeten worden uitgereikt volgens de Europese Peppol BIS UBL-norm. Ze kunnen gratis worden verzonden en ontvangen via het Mercurius ii platform, Peppol-netwerk.
Bij wijze van afwijking kan een ander formaat worden gebruikt als het voldoet aan de Europese norm, onder voorbehoud van een overeenkomst tussen de partijen.
Mogelijke sancties in geval van niet-conformiteit
Er zal een zekere tolerantie worden toegekend aan de ondernemingen die op 1 januari 2026 nog niet klaar zouden zijn voor of moeilijkheden zouden ondervinden bij het gebruik van het Peppol/Mercurius-platform.
Op termijn zijn echter sancties van de FOD Financiën mogelijk voor de ondernemingen die niet over de nodige technische middelen beschikken om deze facturen te verzenden en te ontvangen
Deze sancties zijn progressief: 1er overtreding: 1.500 euro; 2ème overtreding:
3.000 euro; volgende overtredingen: 5.000 euro.
2. Impact van Peppol op de procedure inzake betaling van de gerechtskosten
De verplichting om gebruik te maken van elektronische facturatie doet niets af aan
de bepalingen van de wet van 2019 betreffende de gerechtskosten .
Dat betekent het volgende:
• U moet uw kostenstaat steeds indienen samen met de gebruikelijke bewijsstukken (vordering, bewijs van prestatie), bij het bevoegde taxatiebureau en binnen de wettelijke termijnen.
• De kostenstaat moet worden opgesteld in overeenstemming met de wet betreffende de gerechtskosten en de toepasselijke richtlijnen. Hij moet alle informatie bevatten die noodzakelijk is voor de taxatie- en vereffeningsverrichtingen, die een voorwaarde zijn voor de toestemming voor de betaling van de gevorderde bedragen.
Die kostenstaat dient als voorlopig document, vergelijkbaar met een kladversie
van een gedetailleerde factuur. De functie ervan bestaat erin de FOD Justitie te
• informeren over de kosten (prijzen, hoeveelheden, voorwaarden) die voortvloeien uit de verrichte prestatie(s) naar aanleiding van een vordering van de gerechtelijke overheid.
• U moet steeds de termijn van zes maanden vanaf de prestatie in acht nemen om uw kostenstaat in te dienen.
• De taxatie- en vereffeningsprocedure blijft ten volle van toepassing. Ze vormt een voorafgaande en onontbeerlijke stap voor de betaling van de elektronische factuur. Uw documenten zullen dan ook steeds worden gecontroleerd en getaxeerd door het taxatiebureau en vervolgens worden gevalideerd door het vereffeningsbureau.
• Het taxatiebureau kan u vragen uw kostenstaat te verbeteren als dat nodig is.
Er zijn IT-ontwikkelingen nodig om ervoor te zorgen dat de controleprocedures voor kostenstaten zoals opgelegd door de wet betreffende de gerechtskosten, compatibel zouden zijn met de elektronische facturatie via de Peppol/Mercurius-platformen.
Die ontwikkelingen zullen in verschillende fasen worden gerealiseerd.
Wat moet er op 1 januari 2026 gebeuren?
Dit is hoe we te werk zullen gaan vanaf 1 januari 2026.
Het gaat om een tussenfase die kan evolueren.
In de komende maanden zal u waarschijnlijk dan ook een aanpassing van de procedure worden meegedeeld.
In acht te nemen stappen
1. Uitvoering van de prestatie op grond van de vordering
Zoals nu al het geval is, voert u uw prestatie uit op grond van een vordering ontvangen van een gemachtigde overheid.
Opgelet:
• Indien u aanvaardt op te treden naar aanleiding van een mondeling verzoek, moet u een schriftelijke vordering eisen.
Zonder dat document zal geen enkele betaling mogelijk zijn.
2. Verzoek aan de vorderende overheid tot goedkeuring
U moet de vorderende overheid de schriftelijke goedkeuring van uw prestatie vragen. Zonder dat document zal geen enkele betaling mogelijk zijn.
In geval van moeilijkheden om dat document te verkrijgen, kunt u het taxatiebureau daarvan op de hoogte brengen.
Opgelet:
• Het goedkeuringsdocument is onontbeerlijk voor de betaling. De informatie die het bevat, moet het mogelijk maken het verband te leggen met de vordering.
• De goedkeuring van de vorderende overheid kan op hetzelfde document voorkomen als de vordering (bijvoorbeeld in geval van interpretatie), maar die twee acties mogen niet worden verward.
Zonder dat document zal geen enkele betaling mogelijk zijn.
3. Opmaak en verzending van de kostenstaat via JustInvoice
U moet uw kostenstaten en de bijlagen erbij aan het bevoegde taxatiebureau blijven overzenden.
Vanaf 1 januari 2026 wordt de indiening van de kostenstaten en de bijlagen erbij via
JustInvoice verplicht.
Die verplichting geldt niet voor de ondernemingen waarvoor de FOD Justitie andere nadere regels inzake overzending heeft ingevoerd.
Opgelet:
• Een per e-mail of per post overgezonden kostenstaat zal niet langer worden behandeld. De functionele mailboxen van het taxatiebureau zullen uitsluitend bestemd zijn voor de contacten en informatie-uitwisselingen.
• U moet wachten tot uw dossier volledig is (goedkeuringen + vorderingen bijgevoegd) voordat u het in JustInvoice invoert.
Een kostenstaat waarvan het dossier onvolledig is, wordt geweigerd.
• Uw kostenstaat moet het volgende bevatten:
o alle wettelijke informatie die op een factuur moet voorkomen, en o de details van de acties en van de berekening ter rechtvaardiging van uw verzoek tot betaling.
o Ter herinnering: de wettelijke tarieven moeten in acht worden genomen, daaronder begrepen de vier decimalen achter de komma. Enkel het totaal mag worden afgerond op twee decimalen.
• Uw kostenstaat moet verplicht worden ingevoerd in JustInvoice vóór de verzending van de factuur via Peppol, omdat het JustInvoice-nummer verplicht op de factuur moet worden vermeld.
• U moet de wettelijke termijn van maximaal zes maanden vanaf de prestatie in acht nemen om uw kostenstaat en uw factuur in te dienen.
Indien u binnen die termijn geen goedkeuring krijgt, zal dat als een geval van overmacht worden beschouwd.
• Zodra uw kostenstaat via JustInvoice is ingediend, moet hij niet meer worden ondertekend.
4. Taxatie van de kostenstaat
Het taxatiebureau zal uw kostenstaat blijven controleren en inzonderheid blijven nagaan:
• dat de prestatie correct werd uitgevoerd;
• dat alle in de wet bedoelde bewijsstukken werden overgezonden;
• dat het toegepaste tarief correct is;
• dat de informatie die op de factuur moet worden vermeld correct is;
• of aanvullende informatie nodig is.
Opgelet:
• Indien er fouten worden ontdekt, zal het taxatiebureau u vragen uw kostenstaat te verbeteren en, in voorkomend geval, een creditnota in te dienen indien uw factuur niet in overeenstemming is met de gevraagde verbeteringen.
Indien u de verbeteringen aanvaardt: moet u een nieuwe verbeterde kostenstaat en een creditnota via Peppol indienen, met vermelding van het JustInvoicenummer van uw dossier.
Indien u de verbeteringen betwist: beschikt u over een termijn van een maand om in beroep te gaan bij de directeur-generaal.
Ter herinnering: dat beroep bij de directeur-generaal kan enkel betrekking hebben op de gefactureerde bedragen. Enig ander motief moet het onderwerp zijn van een beroep bij de Raad van State.
• Een vermindering van het gevorderde bedrag kan worden toegepast op verzoek van de vorderende overheid of op initiatief van het taxatiebureau in geval van bewezen tekortkomingen.
• De betaling van een onbetwistbaar verschuldigd bedrag blijft mogelijk.
5. Akkoord van het vereffeningsbureau
Zodra de kostenstaat is begroot, zendt het taxatiebureau die ter goedkeuring over aan het vereffeningsbureau.
Opgelet:
• Indien er tijdens deze controle fouten worden ontdekt, zal u ook worden verzocht uw kostenstaat te verbeteren en een creditnota in te dienen via
Peppol, met vermelding van het JustInvoice-nummer van uw dossier. (Zie punt 4).
6. Opmaak en verzending van de elektronische factuur
U moet op elke elektronische factuur (of creditnota) die aan een kostenstaat is gekoppeld het volgende vermelden:
• Uw contactgegevens (zorg inzonderheid ervoor dat u uw e-mailadres codeert) en alle verplichte boekhoudkundige vermeldingen in de daarvoor bestemde velden (KBO, rekeningnummer, factuurnummer enz.).
• Een code die de mogelijkheid biedt het onderwerp van de factuur en het bureau van bestemming te identificeren.
Hiervoor moet u achter het veld ‘Bestelnummer’ of ‘PO-nummer’ de ‘ROJ-FJGK’referentie vermelden, gevolgd door het identificatienummer van het taxatiebureau, zoals hieronder aangegeven.
Lijst van de ROJ-FJGK-referenties per taxatiebureau: ROJ-FJGK01 = Anvers - Antwerpen
ROJ-FJGK02 = Hasselt (Limbourg) - Hasselt (Limburg)
ROJ-FJGK03 = Mons (Hainaut) - Bergen (Henegouwen)- Mons (Hennegau)
ROJ-FJGK04 = Bruxelles - Brussel – Brüssel / NL
ROJ-FJGK05 = Bruxelles - Brussel - Brüssel / FR
ROJ-FJGK06 = Louvain - Leuven - Löwen
ROJ-FJGK07 = Nivelles (Brabant Wallon) - Nijvel (Waals Brabant) - Nivelles (Wallonisch Brabant)
ROJ-FJGK08 = Bruges (Flandre Occidentale) - Brugge (West Vlaanderen) - Brügge (Westflandern)
ROJ-FJGK09 = Gand (Flandre Orientale) - Gent (Oost Vlaanderen) - Gent (Ostflandern)
ROJ-FJGK10 = Arlon (Luxembourg) / Aarlen (Luxemburg) / Arlon (Luxemburg)
ROJ-FJGK11 = Namur/ Namen/ Namur
ROJ-FJGK12 = Eupen
ROJ-FJGK13 = Liège/ Luik/ Lüttich
ROJ-FJGK99 = Bureau Central/ Centraal bureau/ Zentralbüro
• De ‘JINV’-referentie gevolgd door het JustInvoice-nummer, bijvoorbeeld: JINV370828-25.
Het JustInvoice-nummer moet uniek zijn. Dat betekent dat er maar één aan een kostenstaat gekoppeld JustInvoice-nummer kan zijn. Dat nummer moet worden vermeld in alle communicatie met betrekking tot die kostenstaat, daaronder begrepen op de verbeterde facturen en op de creditnota's.
• Het notitie- en/of dossiernummer.
• Uw VTI- of EXP-nummer indien u een beëdigd vertaler/tolk of gerechtsdeskundige bent.
Opgelet:
• In tegenstelling tot de kostenstaat is de gedetailleerde berekening niet verplicht op de factuur: het totale bedrag volstaat, voor zover het exact overeenstemt met het op de begrote kostenstaat vermelde totaal.
• Uw factuur kan niet worden behandeld indien:
o de ROJ-FJGK-referentie niet correct wordt vermeld in het veld
‘Bestelnummer’ of ‘PO-nummer’; o het JustInvoice-nummer niet op de factuur verschijnt;
o de verplichte boekhoudkundige vermeldingen niet correct gecodeerd
zijn;
• De in Peppol gegenereerde PDF-scan moet niet worden ondertekend.
• Personen die niet onderworpen zijn aan de elektronische facturatie kunnen blijven enkel een kostenstaat indienen.
• Indien ze dat willen, kunnen ze ook een factuur uitreiken via het gratis programma Mercurius, met inachtneming van deze richtlijnen.
De exacte plaats van de verschillende velden kan variëren afhankelijk van de gebruikte boekhoudsoftware.
In het gratis programma Mercurius moeten de aanvullende referenties worden gecodeerd in het veld ‘Andere referenties’.
7. Betaling van de factuur
Uw elektronische factuur wordt pas betaald na taxatie en vereffening van de kostenstaat en voor zover het gefactureerde bedrag correct is en overeenstemt met het begrote bedrag.
Opgelet:
• Indien het gefactureerde bedrag niet overeenstemt met het toegestane bedrag na taxatie en vereffening, moet u een creditnota opstellen die via Peppol moet worden verzonden.
• De datum die in aanmerking wordt genomen voor de betalingstermijn van dertig dagen is de datum waarop uw dossier volledig is.
• De elektronische factuur kan enkel worden betaald indien ze kan worden geïdentificeerd via de 'ROJ-FJGK’-referentie gevolgd door het identificatienummer van het taxatiebureau en gekoppeld aan de kostenstaat dankzij het JustInvoice-nummer.
Samengevat:
Wat verandert er niet op 1 januari 2026?
1. De nadere regels inzake vordering en goedkeuring.
2. De procedure inzake taxatie en vereffening van de kostenstaten.
3. De wettelijke bepalingen en regels waarin de wet betreffende de gerechtskosten voorziet.
Wat verandert er op 1 januari 2026?
4. Indien u btw-plichtig bent, moet u een elektronische factuur opstellen via Peppol/Mercurius.
5. U moet wachten tot uw dossier volledig is voordat u uw kostenstaat naar het taxatiebureau stuurt (kostenstaat + goedkeuring + vordering).
6. U moet verplicht JustInvoice gebruiken om uw dossier aan het taxatiebureau over te zenden.
7. U moet uw kostenstaat in JustInvoice invoeren voordat u uw elektronische factuur via Peppol/Mercurius verzendt.
8. Uw kostenstaat en uw factuur moeten elektronisch worden gelinkt. Hiervoor moeten de ROJ-FJGK-referentie en het JustInvoice-nummer verplicht op de factuur en op de eventuele creditnota's worden vermeld (zie vorig punt).
Voor alle vragen met betrekking tot de modaliteiten van elektronische facturatie kunt u de Mercurius-FAQ raadplegen op de website van de FOD BOSA :
https://bosa.belgium.be/fr/themes/administration-numerique/facturationelectronique/mercurius-faq
i Link naar de website van de FOD BOSA: https://bosa.belgium.be/nl/peppol
ii Link naar Mercurius/Peppol: https://digital.belgium.be/e-invoicing/
Geschiedenis
Hier zijn alle nieuws artikelen van Lextra Lingua.